Etkili toplantılar nasıl yapılır

İçerik

• aşamaları

, bir wiki'dir; bu, birçok makalenin birçok yazar tarafından yazıldığı anlamına gelir. Bu makaleyi oluşturmak için, bazıları isimsiz 11 kişi, basımına ve zaman içindeki gelişmesine katılmıştır.

Etkili bir iş toplantısı yapmak, şirketinizin sonuç üretmesine ve önemli hedeflere ulaşmasına yardımcı olabilir. Etkili bir toplantı yaptığınızdan emin olmak için, burada etkili toplantıların nasıl yapılacağına ilişkin bazı ipuçları verilmiştir.

aşamaları

1. 
   

   
   Toplantınızın kilit noktalarını bir gündemle tanımlayın.
   • Bir iş toplantısı yapmanın önemli bir kısmı toplantıları planlamaktır. Kilit noktalarınızın elinizde veya bir bilgisayarda yazılı olduğundan emin olun. Ayrıca, gündeminizin bir kopyasını katılımcılara da verebilirsiniz, böylece ne bekleyeceklerini ve toplantı için hazırlanabileceklerini bilirler.

     
     

     
     
   • Gündeminizde, toplantı için hedefinizi belirtmelisiniz. Bu, yeni bir fikre sahip olmak ya da büyük bir sorunu tartışmak gibi hedeflediğiniz ana sonuç olmalıdır. Gündeminizdeki maddelerin miktarını sınırlamaya çalışın. Toplantınız sırasında en önemli noktaları ele almalısınız.

2. 
   

   
   
   
   Toplantı yaparken gündemi takip edin.
   • Toplantınızın zamanlamasını takip ettiğinizden emin olun. Toplantı konudan uzaklaşmaya başlarsa, toplantıyı tartışılan konuya yeniden yönlendirin.

3. 
   

   
   Toplantınıza hemen başlayın.
   • Toplantı zamanı geldiğinde toplantıya başlayın. Bu, şef olarak rolünüzü belirlemenize ve sahip olduğunuz süreyi kullanmanıza yardımcı olacaktır.

4. 
   

   
   Toplantınız için bir zaman sınırı belirleyin.
   • Toplantılar çok uzun sürmemelidir: en fazla 30 dakika iyi bir ortalamadır. Toplantının kısa tutulması, daha verimli olmanızı ve zamanı akıllıca kullanmanızı sağlar ve toplantının kısa olduğunu bilirlerse katılımcılarınız daha fazla odaklanır. Vaktiniz dolduğunda, toplantınızı sonuçlandırın. Bir sonraki toplantıda diğer noktaları tartışmaya devam edebileceksiniz.

5. 
   

   
   
   
   Katılımcıları yorum ve önerilerde bulunmaya teşvik edin.
   • Sorular sorun ve toplantı katılımcılarının gönüllü olarak cevap vermelerini sağlayın. Katılımı zorlamayın, ancak katkıda bulunmaları için onları cesaretlendirin. Birisi yorum yaparsa, "Güzel. Ekleyecek bir şeyi olan var mı? Veya "Başka bir öneri duyalım".
   • Nadiren konuşanları arama, çünkü bu onları rahatsız edebilir. Onları dolaylı olarak teşvik edin, "Burada herkesin görüşünü takdir ediyorum. Ekleyecek bir şeyi olan var mı? Ve konuşmak istediğiniz kişiye bir göz atın. Düşüncelerini paylaşma konusunda cesaretli hissedebilir ve eğer değilse, o zaman aranmaktan rahatsız olmadı.

6. 
   

   
   Toplantının sonunda ana noktaları özetleyin.
   • Tartışılanları hızlı bir şekilde gözden geçirin, böylece katılımcılar akılda kalsın. Ödevleri dağıtmadan önce dağıtın veya talimat verin ve zamanında bitirin. Varlığı ve katılımları için herkese teşekkür etmeyi unutmayın.