İçerik
- aşamaları
- Bölüm 1 Veri kaydetme yöntemini seçme
- 2. Bölüm Çalışmayı gerçekleştirin
- 3. Bölüm Sonuçları Analiz Etme ve Değişiklik Yapma
Zaman ve hareket etüdü, iş performansını gözlemleyerek ve zamanlama görevlerini analiz etmeyi içerir. Gününüzün ne kadar etkili olabileceğini belirlemenize yardımcı olabilir, böylece herkesin yararına enerji ve zamandan tasarruf etmenizi sağlar! Bu tür bir çalışmayı kendiniz veya başkası üzerinde yapabilirsiniz. Ancak önce, görevi gözlemlemeye ve zamanlamaya geçmeden önce gerçek zamanlı gözlemden örnekleme yöntemlerine (anlık görüntü yöntemi) kadar kullanılacak yöntemi seçmeniz gerekir. Çalışma tamamlandıktan sonra, sonuçları daha verimli bir çalışma yöntemi oluşturmak için kullanabilirsiniz.
aşamaları
Bölüm 1 Veri kaydetme yöntemini seçme
-
Zamanınız tükenirse örnekleme yöntemini kullanın. Bu yöntem, çalışanın istikrarlı bir şekilde değil belirli zamanlarda gözlemlenmesini içerir. Aralıklar rasgele veya düzenli olabilir. İşçiyi belli bir süre gözlemlersiniz, ardından her bir göreve verilen süreyi örnek alarak tahminde bulunursunuz. Bu yöntem, az sayıda bileşeni olan veya genel olarak birkaç görevi gerçekleştiren çalışanlara sahip olan faaliyetlerde daha etkilidir.- Örneğin, asıl görevi fatura alan bir çalışanla, rasgele örnekleme etkili olabilir, çünkü her stok aldığınızda o kişinin ne yaptığını görmenize olanak tanır. Tüm verilere sahip olduğunuzda, her rastgele örnekteki işin sıklığını ve süresini karşılaştırarak kişi için daha fazla zaman alan etkinliği veya bileşeni tanımlayabilirsiniz.
- Bu yaklaşımın avantajı, bireysel rotasyon yoluyla belirli bir sürede birden fazla kişiyi gözlemleme yeteneğidir.
- Bu yöntemi kendinize uygularsanız, belirli bir süre boyunca yaptığınız işi kaydetmeniz için belirli zaman aralıklarında tetikleyecek bir alarm programlayabilirsiniz.
-
Soru sormak için etkinliği gerçek zamanlı olarak izleyin. Bu yöntemle, görevi yerine getirirken çalışanla aynı odadasınız. Çalıştığı işi gözlemliyor ve zamanlarken bozuyor. Her bir bileşen çok ayrıntılı ve takip etmesi zor olmadan anlaşılabilir bir bütün olmalıdır.- Bileşenleri incelemeden büyük bir faaliyete zaman ayırmaya gerek yoktur. Bunlar sayesinde eksiklikleri tespit edebilirsiniz. Aslında, çalışanı işinde durdurmaya gerek yoktur: sadece kayıt amacıyla görevi keseceksiniz. Örneğin, eğer işi mektuplara danışmaksa, bileşenler şu şekilde olacaktır: postaların olduğu yere gidin, söz konusu postaları bulun, onları ofise getirin, zarfları açın, içerikleri okuyun ve her postayı atın ya da işleyin.
- İşçiyi gözlemlemekten sorumlu bir grup insanın olması yararlı olabilir. Böylece, bir kişi saati durdurmak, bir başka zaman kaydı ve not almak için üçüncü bir kişi görevini üstlenebilir.
- Bu yöntemi işinize de uygulayabilirsiniz. Bu durumda, her bileşeni çalıştırırken değerlendirmeniz gerekecektir.
-
Daha doğal bir dokunuş için bir video yapın. Gerçek zamanlı olarak gerçekleştirilen etkinlikleri gözlemlemek yerine, bir video yapın. Böylece, her işin süresini analiz etmek için daha sonra geri gelebilirsiniz. Kaydı bir sırayı gözden geçirmek için her zaman geri sarabileceğiniz için sizin için büyük bir kayıp olmaz. -
Daha doğru sonuçlar almak için videoyu izleyin. Kendi performansınızı ölçerseniz, bu yöntem diğer ikisinden daha basit olacaktır. İşi kaydetmek için bir kamerayı ideal açıyla bir tripoda takın. Kameranın, örneğin bir rapor yazarken, yaptığınız işi kaydetmesine izin verin.- Aktiviteyi belli bir süre boyunca değerlendirin. Örneğin, değerlendirmeyi bir hafta veya bir ay boyunca yapabilirsiniz.
2. Bölüm Çalışmayı gerçekleştirin
-
Verileri kaydetmek için bir elektronik tablo oluşturun. Görevi kaydetmek için bir araca ihtiyacınız olacak ve bir elektronik tablo idealdir. Bunun dışında, zaman kaydetmeniz gerekecektir. Görevler genellikle gruplar halinde yapılır. Durum buysa, her görevin her bir bileşeninin süresini kaydetmek için bir alan planlayın. Bu kısım için yalnızca bir dizi numaralı kutuya ihtiyacınız olacaktır. Ayrıca açıklamalar için bir sütun eklemeniz gerekecek.- Örneğin, bir çalışanın işi e-postaları kontrol etmek ve bileşenlerden biri onları okumaksa, her birini bileşenin yanındaki numaralı parçalara okumak için gereken zamanı yazın.
-
İş yükünü küçük faaliyetlere ayırın. Bir zaman ve hareket çalışması yapmak için, her iş için ayrılan süreyi kısmen belirlemelisiniz. Genel olarak, bir takımın performansını iyileştirmenin tek yolu, her görevin küçük hareketlerine bakmaktır. İş biter bitmez, her bir bileşeni kısa bir açıklama ile takip edin.- İşin sırrı doğru detayı bulmak. Örneğin, bir düğmeye basmak için gereken zaman gereksiz bilgilerdir. Ancak, performans seviyesini tespit etmek için gereken verileri mahrum bırakabileceğinden, fazla kullanmamanız gerekir.
- E-postalarınızı kontrol ettiğinizi varsayalım. Bu görevin şu şekilde çözülmesi gerekir: bilgisayarınıza ve gelen kutunuza bağlanmak, açmadan spam silmek, e-posta okumak, e-postalara cevap yazmak ve dosyaları klasörler halinde sıralamak.
-
Her görevi kaydedin. Bir kronometre ile başlayın. Her bir görevi tamamlamanın ne kadar sürdüğünü belirterek görevin her bölümünü zamanlamaya çalışın. Geçen süreyi kullanarak kronometreyi durdurmak ve yeniden başlatmak genellikle daha kolaydır. Daha sonra, her aktivite için harcadığı saniye sayısını hesaplayabilirsiniz.- Daha iyi doğruluk için, verileri birkaç gün içinde toplayın.
-
Videolarla zaman görevleri. Bir video kullanırken, zamanladığınız her bileşen için onu durdurmalı ve yeniden başlatmalısınız. Bu size gözlem yapma ve her bir bileşenin süresini not etme zamanı verecektir.
3. Bölüm Sonuçları Analiz Etme ve Değişiklik Yapma
-
Her adımın ortalama süresini hesaplayın. Tüm verileri topladıktan sonra, her adımın ortalama süresini hesaplamaya çalışın. Ortalamayı almak için, bir bileşenin tüm sürelerini toplayın ve o gruptaki sürelerin sayısına bölün.- Örneğin, posta okuma bir bileşen ise, süreler 4 dakika, 1 dakika, 2 dakika, 3 dakika ve 5 dakika olabilir. Bu sayıları toplayın: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Sonucu toplanan sürelerin sayısına bölün. Bu türlerde 5'tir. 15'e 5'e bölün ve posta ile ortalama 3 dakika bekleyin.
-
Bir faaliyetin ortalama süresini belirleyin. Bir görevin tamamının ortalama süresini belirlemek için en basit yaklaşım, bileşenlerin tüm ortalamalarını toplamaktır. Bu, tüm çalışmaların ortalamasını bulmanıza yardımcı olacaktır. -
Görevleri önem derecesine göre sıralayın. Hangilerinin öncelik olduğunu bilmek etkinlikleri önem derecesine göre sınıflandırın. Sayı atamanıza gerek yoktur: bunları yalnızca önemli ve önemli olmayan bir görev olarak etiketleyebilirsiniz. Örneğin, e-postaları yanıtlamak önemli olabilir, ancak müşteri hizmetlerinde çalışmadığınız sürece, muhtemelen bir rapor yazmaktan daha az önemli bir görevdir. -
Daha az öneme sahip ve zaman alan faaliyetleri azaltın. Tüm görevleri değerlendirdikten sonra, hangilerinin yeterli zaman alacağını, hangilerinin çok değerli olmadığını belirleyin. Harcamalarınızı azaltmanın yollarını bulmanıza yardımcı olacak bu iştir. Çalışmalarınızda zaman alan ancak aynı zamanda önemli olan etkinliklere bakmak da aynı derecede önemlidir. Onları daha verimli hale getirmek kesinlikle acı vermez. -
Eşzamanlı noktalar için izleyin. Eşzamanlı görevler, her seferinde birden fazla işe odaklanamadığınız için her etkinliğin süresini uzatma eğilimindedir. E-postaları görüntüleme ve aynı anda bir rapor yazma gibi birden çok görevi gerçekleştirirken, aksi halde yapmayı deneyin. Bir seferde bir iş yapmak için bir zaman belirleyin. Bir rapor yazarken, onları yalnız bırakın.- Bütün gün zihinlerinizi okursanız, zihinsel olarak gerçekleştirdiğiniz diğer tüm görevlerden ayrılırsınız. Genellikle, bir seferde sadece bir iş yapmak daha iyidir. Örneğin, sabah, öğlen ve işten çıkmadan hemen önce bunları okuyabilirsiniz.
-
Bunları azaltmak için eksiklikleri arayın. Zaman ayırdığınız ve tanımladığınız görevlerde genellikle verimsizlikleri bulacaksınız. Bu eksiklikleri ortadan kaldırarak daha iyi çalışabilecek ve zamanınızdan en iyi şekilde yararlanabileceksiniz.- Örneğin, belgelerinizi her gün ofisinizin dışındaki başka bir odada doldurmanız gerekiyorsa, bir kerede yapacak zamanı bulun. Geri ve ileri sabit, diğer görevlere adayabileceğiniz zamanınızı boşa harcar.