İçerik
, bir wiki'dir; bu, birçok makalenin birçok yazar tarafından yazıldığı anlamına gelir. Bu makaleyi oluşturmak için, bazıları isimsiz 21 kişi, basımına ve zaman içindeki gelişmesine katılmıştır.Verimli ve ilginç bir toplantı açık hedefler, açık diyalog ve sorumlu bir lider gerektirir. Bu, daha verimli ve daha akıcı toplantılara yol açacaktır, bu da ekibinize zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlayacaktır!
aşamaları
-
Toplantılarınızın her birine önem verin - yoksa onsuz yapabilirsiniz. Bir toplantının gerekli olup olmadığını görün veya yalnızca en çok ihtiyaç duyulan kişileri davet edin. Sık sık çok fazla zaman kaybediyoruz çünkü bir yönetici yüz yüze konuşmanın önemli olduğunu ya da bunu yapmaya alışkın olduğunu düşünüyor. Genellikle yeni bilgileri veya raporları çalışma ekibine iletmek için yeterlidir. Ancak, tüm katılımcıların görüşlerini bilmeniz gerekiyorsa, bir elektronik toplantı kadar etkili olmayacaktır. -
Hedefleri tanımlayın ve her bir kişiden gündem maddelerini önceden yazmalarını isteyin. Toplantınız için bir yapı oluşturun. Basitçe ideal bir sonuç sunmak, katılımcılara ilham verir ve toplantıyı daha verimli hale getirir. Bu en azından herhangi bir toplantının ihtiyaç duyduğu bir özelliği vurgulamayı hak ediyor: bir hedef. Toplantıya başlamadan önce gündem maddelerini yazılı olarak herkesin hedefleri anladığından emin olun. -
Toplantınızın sorumluluğunu üstlenin ve takip edin. İyi toplantılar iyi takım yönetiminin ürünleridir. Sorumluluğunu üstlen ve tonunu özlü, yararlı ve konuyla alakalı tutmaya niyetli olduğunu açıkça belirt. Bir zamanlayıcının herkes tarafından görülebildiğinden emin olarak meslektaşlarınıza zamanlarına saygı gösterdiğinizi gösterin. Konuya devam etmek zaman kazanmak için de önemlidir. Tartışma konisinin dışına çıkarsa, gündeme geri dönmek istediğinizi söyleyerek ekibin dikkatini yeniden odaklayın. -
Mevcut herkesin tartışmaya katılmasını sağlayın. Bir toplantının amacı iki yönlü alışverişler olduğu için, her bir kişinin dürüst bir fikrinin olması esastır. Toplantı düzenleyicisi tüm katılımcıların duyulmasını sağlamalıdır. Bir fikir birliği veya grup anlaşması yapmak istiyorsanız, görüşlerinizi bir toplayıcı ped olarak kullanmayın. Herkesin sonucun önceden belirlendiğine ikna olması durumunda, bir liderin tomurcuktaki herhangi bir tartışmayı bastırması kolaydır. Fikirleri reddetme cazibesine karşı, harika olmasalar bile. -
Bir eylem planı ile bitirin ve herkesin bir sonraki adımın ne olduğunu bilerek toplantıdan çıkmasını sağlayın. Ayrıca katılımcıların toplantı sonunda faydalı bulup bulmadıklarını ve eğer yapmazsanız bir dahaki sefere neleri geliştirebileceğinizi bilmelerini isteyin. Toplantı tekniklerinizi geliştirmek için kendi stratejilerinizi gözden geçirin. -
Toplantıda karar verilenlerin ilerlemesini takip edin. Ayrıca gruba bu gelişmelerde neyin yeni olduğunu bildirin. Bu, bir sonraki toplantınızı daha iyi organize etmenizi sağlayacaktır. -
Neye karar verildiğini ve bundan sonra ne olacağını söyleyerek toplantınızın boşuna yapılmamasını sağlayın. Bir toplantı odasından ayrılmak, ofisine geri dönmek ve ekibinizin sahip olduğu değişiklikleri, kararları veya yeni fikirleri anında unutmak kolaydır. Neye karar verildiğini ve hangi görevlerin herkesin yapmayı kabul ettiğini takip etmenin bir yolunu olduğundan emin olun, böylece yapmasanız bile takip ve işleri halledebilirsiniz. toplantının tam bir raporunu tüm üyelere göndermeyin.
- Güncelleme - bilgi tek taraflıysa bunun yerine bir tane gönder.
- Bir gündem ve hedefler.
- Toplantı zamanlarında kalacak bir zamanlayıcı.
- Not alma - söylediklerini kaydedin ve bir toplantı raporu gönderin.
- Etkileşimli bir panel ve toplantı sırasında fikirleri not alan bir kişi.